9 vantagens do e-mail na nuvem

9 vantagens do e-mail na nuvem

Levar o e-mail para a nuvem,  junto com a colaboração, é um diferencial competitivo que as empresas não podem dispensar.

É cada vez mais comum encontrar empresas que “voam”, deixando de utilizar os sistemas de e-mail convencionais on-premise (como o Exchange e o Lotus Domino) para gerenciar suas contas de e-mail em cloud. É neste local abstrato, conhecido como “nuvem”, que está a tendência da tecnologia atual. E não apenas e-mail, mas a colaboração e grande parte das ferramentas que usamos todos os dias também estão na nuvem:

  • Aplicativos do Office: A Microsoft, com o Office 365, começa a substituir o antigo Word, Excel, etc;
  • HD: A tendência é armazenar tudo na nuvem, com ferramentas como o OneDrive, independentemente de discos locais;
  • As redes sociais: Todas as informações que compartilhamos nas incontáveis redes sociais é na verdade uma grande nuvem;
  • Apps móveis: A maior parte dos apps para smartphones são cloud, mantendo as configurações em qualquer dispositivo com um único login;
  • Música e vídeo, assim como HD, usamos a Internet como um walkman
  • (alguém lembra?), graças aos smartphones e serviços como iTunes e Spotify.

A disponibilidade total é a meta de qualquer serviço ou aplicativo, permitindo o acesso à informação a partir de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, oferecendo ferramentas em nuvem para consumo a partir de dispositivos móveis. É um ótimo objetivo, porém sempre existirão objeções e desconfiança em relação à segurança dos dados em um provedor de nuvem. Porém, como veremos abaixo, a nuvem consegue inúmeros benefícios, incluindo aumento de segurança.

Vantagens do e-mail na nuvem

Olhando para a frente e com o objetivo de incentivar aqueles que ainda não deram o próximo passo, expomos abaixo nove vantagens que os usuários podem desfrutar ao utilizar o e-mail na nuvem, em detrimento à solução convencional on-premise.

1 – Disponibilidade

Esta vantagem descreve a nuvem em si: a disponibilidade de informações a partir de qualquer dispositivo conectado à Internet. No caso de e-mail é especialmente importante ter disponíveis os arquivos enviados, não só no computador a partir do qual eles foram enviados, mas a partir de qualquer dispositivo (computador do escritório, notebook em casa, celular, tablet etc.).

2 – Mobilidade

O e-mail na nuvem permite ver as atualizações em tempo real para a sua caixa de entrada sincronizar a caixa postal, para que os e-mails sejam mostrados como lidos quando abertos mais tarde no escritório. Da mesma maneira, e mesmo se estamos fora, podemos ver qualquer informação de clientes importantes. Tudo sempre no seu bolso.

3 – Segurança

 O filtro anti-spam de provedores de nuvem são muito eficientes, especialmente do Office365, conhecido por ser o melhor do mundo, que aprende constantemente de acordo com o perfil do usuário ao longo do tempo. Os outros fornecedores também têm opções interessantes, além da economia com antivírus porque eles são os fornecidos pelos próprios provedores.

4 – Produtividade

Melhora o desempenho dos colaboradores por meio da integração do e-mail com outros aplicativos em nuvem (compartilhamento de arquivos, calendários, agenda), e o trabalho de equipe em geral. Isso permite acesso total a determinadas informações por um grupo de trabalho para ver ou editar documentos em tempo real de qualquer lugar.

5 – Zero instalações

Um quadro típico na empresa 1.0: instalações longas e complexas de servidores, configuração de computadores (que nunca funcionam de imediato) e alguns dias de cobrança constante no time de infraestrutura e suporte porque algo não funciona. Tudo isso é esquecido e mitigado, você só precisa de um navegador ou aplicativo … e pronto!

6 – Zero atualizações

 Assim como as implementações precisam ser feitas, também são necessárias atualizações. Chega de novas versões ou service packs de segurança. O provedor de serviços em nuvem é responsável por melhorias e manutenção em um processo transparente para o usuário. Assim, as atualizações são mais constantes e rápidas, sem causar indisponibilidade do serviço.

7 – Economia

 O custo dos serviços como o Office365 é baixo e inclui várias aplicações adicionais e espaço nuvem para armazenamento de arquivos. A economia é significativa, considerando licenças de software, despesas relacionadas com o departamento de TI, manutenção de data center, servidor pouco utilizado com alto consumo de energia, os custos associados com a produtividade, entre outros.

8 – Privacidade

 Ao contrário do que alguns defendem, a privacidade melhora de forma significativa com o uso de e-mail na nuvem. Os provedores de nuvem como a Microsoft investem pesadamente em sistemas de segurança e modelos de serviços que visam garantir a privacidade do usuário, como duplo fator de autenticação, integração com diretório e diversos outros.

9 – Pesquisa

Um dos melhores benefícios disponíveis aos usuários é a capacidade de fazer buscas poderosas de milhares de e-mails e arquivos em tempo real. Com o armazenamento praticamente ilimitado, não é mais necessário gravar PST local, e limitar o seu computador para pesquisar e-mails por meses ou anos. Além disso a tecnologia de busca está disponível em qualquer dispositivo.

Todos estes são motivos mais que suficientes para decidir pelo salto para a nuvem. Os benefícios são tão evidentes que é difícil justificar a manutenção da pesada infraestrutura local de e-mail. O que sua empresa está esperando?